Bangun Pendidikan - SEKOLAH (10-05-2023)
Jenis surat ini juga tidak sama dengan surat-surat lainnya, seperti surat izin sakit, surat lamaran pekerjaan, atau CV. Surat dinas cenderung lebih bersifat formal dan bersifat resmi, sehingga bahasa yang digunakan cenderung baku.
Dalam proses pembuatannya juga, surat dinas mengandung struktur dan elemen tertentu sehingga membuatnya layak diterima oleh suatu personal. Struktur dari surat ini sendiri perlu dipenuhi agar menghasilkan surat dinas yang benar dan informatif.
Kamu yang belum mengetahui bagaimana struktur surat dinas dan sedang kebingungan untuk membuatnya, ulasan di bawah ini dapat membantumu. Kali ini, Bangun Pendidikan sudah menjelaskan struktur surat dinas yang baik dan benar lengkap dengan contohnya untuk dijadikan referensi.
Sebelum memahami bagaimana struktur surat dinas yang baik, mengetahui definisi dari jenis surat ini adalah pilihan tepat. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat dinas adalah bentuk komunikasi yang dikirim oleh kantor atau instansi pemerintah dengan sifat bebas biaya.
Secara luas, surat dinas adalah surat yang memiliki kaidah bahasa dan struktur khusus dan dikirimkan oleh suatu instansi ke instansi lainnya. Seiring perkembangan waktu, surat ini mengalami banyak perubahan, di mana dulunya surat dinas dituliskan ke dalam lembaran kertas.
Namun saat ini, surat profesional ini sudah bisa kita jumpai dalam bentuk digital. Meski demikian, masih banyak orang cenderung masih memanfaatkan bentuk surat dinas asli yang menggunakan kertas karena dinilai lebih formal.
Sudah disinggung sebelumnya, surat ini bertujuan untuk menyampaikan informasi atau tugas yang bersifat formal. Adapun fungsi lainnya yang dimiliki oleh jenis surat ini antara lain:
Surat dinas berfungsi sebagai alat komunikasi resmi dalam bisnis. Jenis surat formal ini memberikan platform untuk menyampaikan informasi secara resmi, seperti pengumuman, undangan rapat, pemberitahuan keputusan manajemen, atau permintaan izin.
Dalam konteks ini, surat dinas digunakan untuk mendokumentasikan kesepakatan, perjanjian, atau kontrak antara dua belah pihak. Surat dinas yang ditandatangani oleh pihak berwenang dapat digunakan sebagai bukti dalam kasus perselisihan atau perjanjian tidak sesuai.
Surat ini umumnya mengikuti format dan aturan penulisan yang konsisten dan standar. Penggunaan bahasa yang sopan dan resmi juga menjadi prinsip dalam penulisan surat dinas. Dengan menggunakan surat ini, pesan yang disampaikan dapat terorganisir dengan baik.
Dalam hal ini, surat dinas membantu menjadwalkan kegiatan bisnis dan memberikan arahan yang jelas kepada pihak terkait.
Surat dinas juga digunakan untuk komunikasi internal dan eksternal dalam bisnis. Komunikasi internal mencakup surat dinas yang dikirim antar departemen atau unit kerja dalam perusahaan. Sedangkan komunikasi eksternal melibatkan surat dinas yang dikirim ke pihak luar, seperti pelanggan, mitra bisnis, atau instansi pemerintah.
Secara umum, fungsi dari surat ini cenderung mengarah kepada komunikasi bisnis. Jadi, tidak heran mengapa setiap instansi atau perusahaan perlu memahami betul bagaimana cara menuliskan struktur surat dinas yang benar agar memudahkan dalam menjalian kerja sama dengan perusahaan lainnya.
Sebagai bentuk komunikasi tertulis, surat ini mengandung ciri-ciri yang menyatakannya sebagai surat dinas. Mirip dengan sturuktur surat dinas, setiap penulis perlu memahami betul bagaimana ciri-ciri surat dinas agar sifat dari surat lebih profesional dan efektif.
Ciri-ciri itu antara lain adalah:
Bagian ini mencakup informasi seperti nama perusahaan atau instansi, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email. Kop surat yang jelas dan terstruktur membantu dalam mengidentifikasi pengirim surat dan memberikan kesan serius serta terpercaya.
Penulisan tanggal bertujuan untuk menjaga kejelasan dan keabsahan surat. Bagian ini biasanya ditempatkan di bagian atas surat, di sebelah kanan atau kiri kop surat. Pastikan untuk menggunakan format penulisan tanggal yang sesuai dengan standar yang berlaku di negara atau organisasimu.
Surat dinas harus mencantumkan identitas penerima dengan jelas. Ini termasuk nama lengkap, jabatan, alamat, dan informasi kontak lainnya. Identitas penerima biasanya ditempatkan di bawah tanggal surat, dan diawali dengan kata "Kepada" atau "Yth."
Ciri penting lainnya dari surat dinas yang efektif adalah penggunaan bahasa formal dan sopan. Hindari penggunaan bahasa kasual atau informal dalam surat dinas, dan gunakan kalimat yang jelas, singkat, dan lugas.
Hindari penggunaan kata-kata slang atau istilah teknis yang tidak familiar. Pastikan untuk memeriksa tata bahasa, ejaan, dan tanda baca secara teliti sebelum mengirimkan surat formal ini.
struktur surat dinas(Foto: parboaboa/krisna)
Surat dinas harus mengikuti struktur yang teratur dan jelas. Biasanya, surat dinas terdiri dari bagian pembuka, isi surat, dan penutup. Setiap bagian mengandung elemen-elemennya masing-masing untuk membuat surat ini sah.
Lampiran atau Data Pendukung
Jika ada lampiran atau referensi yang relevan dengan surat dinas, pastikan untuk mencantumkannya dengan jelas. Misalnya, jika ada dokumen terlampir atau data statistik yang mendukung, sertakan referensi dan lampiran yang diperlukan.
Surat dinas yang profesional harus memiliki tanda tangan yang sah. Tanda tangan dapat ditulis secara manual dan kemudian dipindai, atau menggunakan tanda tangan elektronik jika diizinkan.
Itulah ciri-ciri dari surat dinas yang penting untuk dipenuhi sebelum menuliskan serta mengirimkannya kepada instansi tertentu.
Surat dinas juga memiliki beberapa jenis tergantung tujuan komunikasinya. Jenis surat dinas itu antara lain adalah:
1. Surat Permohonan
Surat permohonan adalah jenis surat dinas yang digunakan untuk meminta izin, persetujuan, atau keterangan tertentu. Surat ini digunakan ketika seseorang atau sebuah perusahaan ingin mengajukan permohonan kepada pihak lain.
2. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah jenis surat dinas yang digunakan untuk memberikan informasi penting kepada pihak-pihak terkait. Surat ini biasanya digunakan untuk mengumumkan acara, perubahan kebijakan, atau kegiatan bisnis yang relevan.
3. Surat Undangan
Surat undangan adalah jenis surat dinas yang digunakan untuk mengundang seseorang atau kelompok untuk hadir dalam acara tertentu. Surat undangan biasanya mencantumkan tanggal, waktu, dan tempat acara, serta informasi lain yang relevan.
4. Surat Resmi
Surat resmi adalah jenis surat dinas yang digunakan dalam komunikasi formal antara perusahaan atau instansi dengan pihak eksternal. Surat ini umumnya digunakan untuk mengirimkan pemberitahuan, surat perjanjian, atau surat keputusan manajemen.
5. Surat Pengantar
Surat pengantar adalah jenis surat dinas yang digunakan untuk melampirkan dokumen atau barang yang dikirim kepada penerima. Surat ini berfungsi sebagai penjelasan atau pengantar terkait dengan dokumen atau barang yang dikirimkan.
6. Surat Edaran
Surat edaran adalah jenis surat dinas yang digunakan untuk menyebarkan informasi penting atau kebijakan kepada seluruh anggota organisasi atau perusahaan.
Setelah memahami setiap fungsi, ciri, hingga ke jenis, selanjutnya Bangun Pendidikan akan membagikan bagaimana struktur surat dinas yang benar.
Struktur surat dinas adalah kaidah dan formalitas dalam menuliskan sebuah surat. Ini bertujuan untuk menyajikan bentuk surat formal dan menjaga keabsahannya. Adapun struktur surat dinas dan contohnya yang wajib kamu ketahui.
1. Kop surat
Sama seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, kop surat adalah bagian atau surat yang berisi tentang keterangan alamat, nomor telepon dan nama suatu instansi.
2. Tanggal surat
Tanggal surat harus di buat agar dapat menunjukkan informasi kapan sebuah surat dikeluarkan.
3. Nomor surat
Bagi sebuah instansi resmi, keberadaan nomor surat pada surat dinas sangatlah penting. Bertujuan untuk memudahkan semua urusan administrasi.
4. Perihal
Bagian ini biasanya menunjukkan informasi tambahan pada surat dinas
5. Lampiran
Lampiran adalah dokumen atau berkas yang memuat informasi tambahan dari surat dinas.
6. Nama dan alamat tujuan
Surat dinas yang dibuat harus mencantumkan nama penerima dan alamat yang ditujukan.
7. Salam pembuka
Mengingat sifatnya yang formal dan resmi, maka salam pembuka sangat penting sekali keberadaannya. Karena, setelah bagian ini terdapat penyampaian isi pokok sebuah surat.
8. Isi surat
Isi surat dinas biasanya ditulis dengan surat, padat, dan jelas agar isinya mudah untuk dimengerti.
9. Salam penutup
Salam penutup disisipkan dalam surat dinas setelah isi surat.
10. Nama, stempel dan Tujuan
Struktur surat dinas yang terakhir adalah nama pengirim, stemple, dan tujuan. Tujuan yang dimaksud di bagian ini adalah nama pihak yang akan menerima surat ini. Bagian ini juga berisikan nama penanggung jawab orang yang mengeluarkan surat tersebut dan biasanya diberi cap stempel resmi.
Di samping itu, banyak orang sering menyamakan surat dinas dengan surat pribadi. Padahal keduanya adalah jenis yang berbeda.
Surat pribadi adalah jenis surat yang digunakan untuk keperluan personal, seperti berkomunikasi dengan teman, keluarga, atau orang lain di luar konteks resmi. Tujuannya lebih cenderung bersifat emosional, ekspresif, atau informal, dan dapat berisi cerita, perasaan, berbagi pengalaman, atau memberikan pesan personal.
Sebaliknya, surat dinas keperluan resmi atau bisnis seperti yang sudah dibahas sebelumnya. Sehingga, bisa disimpulkan struktur surat dinas dan surat pribadi cukup berbeda karena isi surat pribadi cenderung berformat fleksibel atau tidak terpatok dengan formalitas tertentu.
Dalam memahami lebih jelas cara penulisan sturuktur surat dinas, di bawah ini juga sudah ada contoh yang dapat kamu jadikan referensi.
Contoh 1: Surat Permohonan Cuti
Kepada,
Yth. Bapak/Ibu Direktur HRD
PT ABC
Jl. Jendral Sudirman No. 123
Jakarta
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: John Doe
Jabatan: Staff Marketing
Departemen: Marketing
Dengan ini mengajukan permohonan cuti selama 10 hari kerja, mulai tanggal 15 Juni 2023 hingga 26 Juni 2023. Alasan cuti saya adalah untuk keperluan pribadi yang mendesak.
Selama saya tidak berada di tempat kerja, saya telah mengatur agar pekerjaan saya ditangani oleh rekan kerja saya, Jane Smith, yang akan bertindak sebagai pelaksana tugas selama saya absen.
Mohon kiranya permohonan cuti ini dapat dipertimbangkan. Saya siap untuk memberikan penjelasan lebih lanjut atau mengatur penggantian tugas jika diperlukan.
Terima kasih atas perhatian dan pengertiannya.
Hormat saya,
[tanda tangan]
John Doe
Staff Marketing
Contoh 2: Surat Pemberitahuan Rapat
Kepada,
Seluruh Karyawan PT XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 456
Surabaya
Dengan hormat,
Berdasarkan agenda dan kebutuhan perusahaan, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat departemen yang akan diselenggarakan pada:
Tanggal: 20 Mei 2023
Waktu: Pukul 09.00 - 11.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Utama, Lantai 4
Agenda rapat akan membahas perkembangan proyek terkini, evaluasi kinerja, serta langkah-langkah strategis yang akan diambil ke depannya.
Mohon Bapak/Ibu mempersiapkan materi dan masukan yang relevan untuk dibahas dalam rapat tersebut.
Kami harap kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu. Terima kasih atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab di perusahaan.
Hormat kami,
[tanda tangan]
Manajemen PT XYZ
Contoh 3: Surat Penawaran Produk
Kepada,
Yth. Bapak/Ibu Pemilik Toko
Toko ABC
Jl. Diponegoro No. 789
Bandung
Dengan hormat,
Kami dari PT XYZ, produsen produk elektronik terkemuka, dengan ini ingin menawarkan produk-produk terbaru kami kepada Toko ABC.
Produk yang kami tawarkan meliputi televisi LED dengan resolusi Ultra HD, mesin cuci otomatis dengan fitur canggih, dan pendingin udara hemat energi. Produk-produk kami terjamin kualitasnya dan dilengkapi dengan garansi purna jual yang baik.
Kami siap untuk memberikan penjelasan lebih lanjut tentang spesifikasi, harga, dan syarat-syarat kerjasama yang menguntungkan. Jika Bapak/Ibu berminat untuk melihat langsung produkdan menjalin kerjasama dengan PT XYZ, kami mengundang Bapak/Ibu untuk mengunjungi showroom kami di alamat berikut:
PT XYZ Showroom
Jl. Gatot Subroto No. 123
Bandung
Kami sangat menghargai kesempatan untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai kerjasama potensial antara Toko ABC dan PT XYZ. Mohon hubungi kami melalui nomor telepon (022) 456789 atau melalui email info@ptxyz.com untuk mengatur waktu pertemuan yang sesuai.
Terima kasih atas perhatian dan kesempatan yang diberikan. Kami berharap dapat menjalin kerjasama yang saling menguntungkan dengan Toko ABC.
Hormat kami,
[tanda tangan]
PT XYZ
Contoh 4: Surat Pemberitahuan Perubahan Kebijakan
Kepada,
Seluruh Karyawan
PT ABC
Jl. Sudirman No. 456
Surabaya
Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan efisiensi operasional dan peningkatan kualitas layanan kepada pelanggan, kami ingin memberitahukan bahwa per tanggal 1 Juli 2023, terdapat perubahan kebijakan terkait prosedur pemesanan dan pengiriman produk.
Perubahan yang akan dilakukan meliputi:
Penambahan tahapan verifikasi pemesanan yang melibatkan departemen Penjualan dan Gudang.
Penyesuaian waktu pengiriman untuk wilayah tertentu agar dapat memaksimalkan efisiensi logistik.
Peningkatan sistem pelacakan pengiriman untuk memantau status pengiriman secara real-time.
Kami mohon kerjasama dari seluruh karyawan untuk memahami dan mengimplementasikan perubahan kebijakan ini. Informasi lebih lanjut akan disampaikan melalui rapat departemen yang akan dijadwalkan pada minggu depan.
Kami yakin bahwa perubahan kebijakan ini akan membantu meningkatkan kualitas layanan kami kepada pelanggan. Jika ada pertanyaan atau klarifikasi lebih lanjut, mohon hubungi Departemen HRD.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab di perusahaan.
Hormat kami,
[tanda tangan]
Manajemen PT ABC
Contoh 5: Surat Undangan Pelatihan
Kepada,
Yth. Bapak/Ibu Karyawan
PT XYZ
Jl. Diponegoro No. 789
Jakarta
Dengan hormat,
Berdasarkan pengembangan profesional dan peningkatan keahlian karyawan, kami dengan ini mengundang Bapak/Ibu untuk mengikuti pelatihan berjudul "Strategi Pemasaran Digital untuk Pertumbuhan Bisnis" yang akan diselenggarakan oleh PT ABC.
Detail acara pelatihan sebagai berikut:
Tanggal: 10-12 Juli 2023
Waktu: Pukul 09.00 - 16.00 WIB
Tempat: Ruang Seminar Utama, Lantai 5
Alamat: Jl. Gatot Subroto No. 123, Jakarta
Pelatihan ini akan membahas strategi pemasaran digital terbaru, penggunaan media sosial, dan teknik optimasi mesin pencari untuk meningkatkan visibilitas dan penjualan online. Materi pelatihan akan disampaikan oleh para ahli di bidang pemasaran digital.
Kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu dalam pelatihan ini untuk memperluas pengetahuan dan keterampilan dalam strategi pemasaran digital yang efektif. Pelatihan ini akan memberikan manfaat yang signifikan bagi kemajuan karier dan kontribusi Bapak/Ibu terhadap perusahaan.
Mohon Bapak/Ibu untuk mengkonfirmasi kehadiran dengan mengisi formulir pendaftaran yang terlampir sebelum tanggal 30 Juni 2023. Jika terdapat pertanyaan atau informasi tambahan yang diperlukan, silakan hubungi Departemen HRD.
Terima kasih atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu dalam pengembangan diri dan peningkatan kualitas kerja. Kami berharap pelatihan ini dapat memberikan manfaat yang berkelanjutan bagi Bapak/Ibu dan PT XYZ.
Hormat kami,
[tanda tangan]
Manajemen PT XYZ
Demikianlah artikel tentang bagaimana struktur surat dinas yang baik lengkap dengan contohnya untuk kamu pahami. Dengan mengikuti format yang tepat, menggunakan bahasa yang formal, dan memperhatikan tujuan komunikasi yang jelas, isi surat dinas dapat memfasilitasi komunikasi yang efektif dan profesional dalam bisnis. Semoga membantu!